Flying Office Assistant / Administratief bediende

Functie

• Je bent het aanspreekpunt van je eigen klantenportefeuille, maar ook van jouw collega's.
• Je kan ingezet worden voor de meest uiteenlopende administratieve taken (bv. orderverwerking, debiteurenadministratie, klantencontacten, behouden van de agenda's, verwerken van verslagen,...).

Jouw profiel

• Je werkt stipt en nauwkeurig.
• Jouw administratieve skills zorgen ervoor dat je klantenportefeuille op beide oren kan slapen.
• Als eerste aanspreekpunt voor je opdrachtgevers maar ook collega’s, ben je flexibel en klantgericht.
• Je kan prioriteiten stellen en bent van nature uit een échte problemsolver.
• Verder ben je vastberaden en gedreven maar mét een nuchtere mentaliteit en een grote portie analytisch denkvermogen.
• Afspraken zijn heilig.
• Je past jezelf vlot aan wisselende werkomgeving/opdrachten en vind het leuk om op diverse locaties te werken.
• Je bent het aanspreekpunt van onze klanten maar ook van jouw collega's.
• Je bent leergierig en bereid tot bijscholing.
• Je kan vlot overweg met volgende programma's: alle Office365-toepassingen, waaronder gevorderd in Excel. CRM & ERP-pakketten zijn jou niet onbekend.
• Drietalig: Nederlands, Frans en Engels (zowel spreken als schrijven). Je hebt een zakelijke basisgesprek volgen in het Frans en Engels met de klanten.
• Je beschikt over een eigen wagen waar je naar de klanten mee gaat. Je krijgt op het einde van de maand een kilometervergoeding.

• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Personeelsdossiers administratief opvolgen
  Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
• Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren

Aanbod

• Je komt terecht in een leuke en jonge setting met een aangename no-nonsense sfeer en je werkt mee aan een optimale ondersteuning van al onze bestaande en toekomstige klanten.
• Je hebt een aangename en afwisselende functie en komt in contact met verschillende sectoren.
• We bieden je een mooie verloning, extra-legale voordelen en flexibele werktijden.
• Voltijdse tewerkstelling of ander deeltijds regime is zeker bespreekbaar.

Opstart, opleiding en begeleiding zal voorzien worden vanuit ons hoofdkantoor te Bornem, maar plaats van tewerkstelling voor deze vacature is onze vestiging te Antwerpen.

Er zal deels bij klant, deels vanop kantoor en deels van thuis uit gewerkt worden.

Solliciteren

Bianca Huygelen
0471686448
bianca@loffis.be